片付け

大事な用事を忘れないための書類整頓術

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

整理整頓

バリバリのビジネスパーソンでもないのに、なぜか書類が片付かない、という人、多いのではないでしょうか。
職場だけでなく家でも、「後で確認しよう」と思っておいておいた書類が数か月分溜まっている、というようなケースも少なくありません。

でも、書類の中にはあきらかに不要なモノもあれば、早めに確認が必要なモノ、必ず保管しておかなければならないモノなどがあります。これらをまとめて保管していると必要な書類が埋もれてしまって、大事な用事を忘れてしまうことにもなりかねません。

そこで、大事な用事を忘れないためには、どのように書類整理をすれば良いのかを考えてみましょう。

スポンサーリンク

収納する前が一番大事

書類整理術というと、「クリアファイルを使う」「インデックスを貼って分かりやすくする」といった「収納術」にとらわれがちですが、本当に大事なのはその前です。

つまり、「書類の仕分け」こそが大切なんです。

書類を受け取る→収納する

ではなく、

書類を受け取る→仕分けする→収納する

ということです。

この「仕分け」の仕方がマズイために、収納が上手くいかない、そう考えてみてはいかがでしょうか?

その日の書類、その日のうちに!

書類整理をするのは、基本的に「その日のうちに」がポイントです。
一日で何十枚もの書類が発生することはそうそう無いはずです。
できれば帰ってきたらすぐに整理したいものですが、それが難しいとしても、寝る前には終わらせるようにしましょう。

お料理をしているあいだ、歯磨きをしながらでも整理はできますよね。
面倒くさいからと言って溜めておくと、次第に書類の山ができあがってますます面倒くさくなってしまいます。

あきらかに要らないモノはすぐに処分!

チラシ類など、絶対に要らないモノはすぐに処分してください。
ポストに勝手に入ってくるDMの類いはその場でさっさと捨ててしまいましょう。

「必要かもしれない書類」と「あきらかに要らない書類」はカンタンに分けることができるのですから、これだけはその場ですぐに取り掛かるのがおすすめです。

必要な書類の仕分けをする

必要な書類のうち、すぐに保管しておきたいのは契約書や公共料金の領収書などです。これらは「あとで」と思わずに受け取ったらすぐに収納してしまいましょう。

とりあえず置いておいたとしても、あとからじっくり読むようなものでもありませんから、書類の山に紛れてしまう前に避難させてあげましょう。

やっかいなのは、すぐに整理できない書類

不要な書類はすぐに処分すれば良いですし、保管すべき書類はすぐに収納しておくことができます。

でも、困るのは、そのどちらでもない書類です。
つまり、必要な書類だけど、収納できない書類です。

たとえば、イベントのお知らせ。
出欠の提出が必要であればその場ですぐに記入して、翌日には提出できるようにしておきます。でも、切り離したその紙は、捨てるわけにはいきません。そこにはイベントの日時や会費、持ち物などの詳細が書かれていますから、これがないと困ります。こうした書類は保管してしまうと忘れてしまいそうですから、とりあえず机の上に置いておく、ということも少なくないと思います。

そうした書類が一つなら良いのですが、いくつも溜まってくると結局書類の山ができてしまい、そうこうしているうちにイベントの日時をすっかり忘れてしまうこともあるかもしれません。日時さえわかればいい、ということならカレンダーや手帳に転記してから書類は捨てることができますが、持ち物など他にも必要な情報がある場合は困ります。
それらもすべて手帳に書き込めば良いのですが、そこまでマメにできる人はそう多くはないでしょう。
そもそも、そこまでできる人は書類整理も得意なはずです。

必要な情報だけ切り取ってしまえ!

手帳に転記するのは面倒。
かと言って書類を置いておくのは邪魔。
だったら、必要な情報だけ切り取って、紙を小さくしてしまいましょう。必要な情報の部分だけを切り取って、それをカレンダーなり手帳なりに貼り付けておけば楽ですよね。必要なのはハサミとセロテープだけです。
見栄えを気にしないのであれば、ハサミすら使わずに手でちぎってもかまいません。書類が散らかるよりは断然いいですよね。

デジタル派は画像で残す

スマホやパソコンのアプリなどでスケジュール管理をしている人におすすめなのが、画像で残すという方法です。

必要な情報をスマホのカメラで撮影しておけば、現物は処分できますよね。
撮影したこと自体を忘れないようにするためには、スケジュールを入力するときに「13時から保護者会(画像)」などと入力しておけば、画像フォルダを見て必要な情報を確認することができます。カメラの絵文字を入れておいても良いでしょう。
そうすれば書類の山を作らなくてもよくなりますから、机の上がすっきりしますよ。

書類整理が上手になれば「デキる人」になれる

書類が片付かない人は、ときに大失敗をしてしまうことがあります。
あとで確認しようと思って置いておいた書類が、いつのまにか期限切れになってしまっていたり、必要なときになって見つからなかったり、誤って捨ててしまったり……。

スケジュール管理ができていないと自分の評価も下がりますし、周りに迷惑をかけることになりますから、面倒くさくても少しだけ頑張って、書類整理に取り組むようにしましょうね。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
スポンサーリンク
スポンサーリンク

住まいの小箱の注目の記事


関連の記事